Quando se tem um treinamento para organizar, já na fase de preparação temos que locar espaço; contratar coffe break; organizar materiais; preparar apostilas, slides e enviar materiais de apoio e brindes. É natural que surjam dúvidas e muito importante que seja feito um check list para melhor organização das atividades. Vejamos detalhes destas tarefas!
Locação do Espaço: Já fiz treinamentos em hotéis e espaços cedidos pelos próprios clientes como auditório e salas de treinamento. A definição do local vai depender da verba disponível e relacionamento que se têm. Dos hotéis que contratei e gostei dos serviços, considerando a relação custo x benefício estão:
- Maredomus (Praia de Iracema) e Mareiro (Meireles) em Fortaleza/ CE.
- Blue Tree Towers (Calhau) em São Luis/ MA.
Materiais: Geralmente quando locamos uma sala temos a disposição flip-chart, canetas, mesa de som e microfone. Flip-Chart são aqueles blocos de cavalete que é um tipo de quadro, usado geralmente para apresentações, em que fica preso um bloco de papéis. Veja se será útil para sua apresentação! Check mesa de som e microfone: Verifique cuidadosamente o microfone e o sistema de som e tenha certeza de que ele está funcionando. Pratique com o microfone para que você se sinta mais a vontade antes de começar a sua apresentação. Veja quem irá operar a mesa de som, teste notebook e alinhe com o operador os detalhes de passagem de slides e músicas se houver.
Coffe Break: Normalmente os hotéis e salas de treinamento já incluem água e café na locação da sala. Verifique o que tem direito no pacote contratado e de acordo com a quantidade de pessoas e horas de treinamento você adapta a quantidade de comida por intervalo. Sugestão: Variar com alimento doce (ex: bolo), alimento salgado (ex: pão de queijo), refrigerante, suco, café e água. Se você contratou o espaço em hotel automaticamente o coffe é do local, caso seja em outro ambiente como no próprio cliente você pode contratar alguma padaria para entregar. Lembre-se também de pedir uma garrafa com água e copo para você, de modo que fique de fácil acesso durante a sua apresentação.
Apostilas e Slides: Planeje e treine suas falas de acordo com o material que irá apresentar. Sempre faça a revisão da apostila com cuidado para que não haja erros ortográficos. Os slides geralmente faço no Power Point, mas existem outras ferramentas de apresentação como Prezi. Acho importante ter um plano B, salvo o arquivo no e-mail, na nuvem e levo um pen drive. Isso pra me dá mais de uma possibilidade caso a internet ou pen drive falhem eu não ter minha apresentação comprometida.
Brindes: Quando se já tem a definição de data e materiais que serão necessários para o dia do treinamento, você já pode organizar a melhor logística para envio. Se envia por transportadora, Sedex, Correio ou se algum responsável da empresa que irá para o local leva consigo. Geralmente brindes, catálogos e apostilas são enviados com antecedência por transportadora e monitorados para que sejam recebidos dentro do prazo. Correios acho complicado, porque não dá pra confiar muito nas datas que eles estimam entregar. (Não recomendo). Documentos podem ser impressos na cidade do treinamento em questão, caso você chegue com certa antecedência, que dependendo da quantidade podem ser impressos no espaço contratado, numa gráfica ou mesmo locado uma impressora para o evento.
Uma regra muito importante é: Conhecer o ambiente!. Faça o possível para visitar o local que fará sua apresentação com antecedência. Isso ajudará a colocar o público num estado desejável para ouvi-lo, além de você ficar mais confortável e familiarizado. Não fazer isso pode ser uma receita para o desastre.
Sala: Tenha certeza de que a disposição das cadeiras foi arranjada para se adaptar melhor ao seu estilo. Você prefere as cadeiras em fila, em sistema "U", espinha de peixe ou semi circulo? A que distância você quer ficar do público? Se você não conseguir fazer mudanças na configuração da sala, visualize dando o treinamento e se pergunte o que você pode fazer para que ele transcorra o mais tranquilo quanto possível. Para cada trabalho como apresentador de ideias e conceitos, você terá que customizar o espaço. Que metodologia utilizará? Você trabalhará como: Palestrante. Instrutor, Facilitador, Mediador, Conciliador, Moderador, Consultor, Professor, Coach. Será somente teoria ou haverá prática? É importante se fazer essas perguntas para adaptar o ambiente ao seu treinamento. Luzes: Normalmente é bom que as luzes estejam acesas no máximo, pois isso facilitará a melhor visualização do público em relação a você e aos objetos utilizados, além disso contribuir para que eles permaneçam acordados.
Temperatura: Faça uma avaliação de como a sala irá parecer quando o público estiver completo. Quanto de ar frio ou de calor será necessário? Você não quer que eles fiquem com calor nem com frio. É bom não deixar pra determinar temperatura de ar na hora da apresentação, pois pode gerar discordância e não queremos perder o foco da nossa apresentação.
Com essas dicas iniciais acredito que você já adquira mais confiança ao se preparar para o próximo treinamento presencial. Esperamos que seja logo!!!
